オープンエンド型・クローズドエンド型質問とは？違いとPMOでの使い分け

質問は、相手から情報を集めるためだけでなく、認識をそろえて意思決定を進めるために使います。オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンは、どちらが優れているかではなく、目的に応じて使い分けます。

オープンクエスチョンとは

「何が起きましたか」「どのような影響がありますか」のように、相手が自由に説明できる質問です。情報が不足しているとき、相手の考えや背景を広く知りたいときに向いています。

クローズドクエスチョンとは

「期限は金曜日ですか」「承認者はA部長ですか」のように、はい・いいえや限定された選択肢で答えられる質問です。事実、期限、担当、合意を確認するときに向いています。

違いを比較

• 答えの幅：オープンは広い、クローズドは限定される
• 使う場面：オープンは探索、クローズドは確認
• 時間：オープンは説明に時間がかかり、クローズドは短く確認しやすい
• 注意点：オープンだけでは結論が出にくく、クローズドだけでは重要な背景を見落としやすい

PMOでの使い分け

課題の初期把握

最初は「どのような事象が起きていますか」とオープンに聞き、その後「本番環境への影響はありますか」「今日中の判断が必要ですか」とクローズドで条件を確認します。

進捗確認

「今週どこまで進みましたか」で説明を受け、「完了条件は満たしていますか」「レビュー担当は決まっていますか」で抜けを確認します。

会議の意思決定

「選択肢ごとの懸念は何ですか」で論点を広げ、最後に「今回は案Bで進めてよいですか」と合意を確認します。

避けたい質問

• 答えを誘導する：「当然、案Aですよね」
• 責任を追及する：「なぜもっと早く言わなかったのですか」
• 範囲が広すぎる：「全部どうなっていますか」
• 一度に複数聞く：「原因と影響と対策と期限を教えてください」

基本の順番

1. オープンクエスチョンで状況と背景を聞く
2. クローズドクエスチョンで事実・期限・担当を確認する
3. 理解した内容を言い換えて認識を合わせる
4. 次の行動と期限を合意する

まとめ

オープンクエスチョンは探索、クローズドクエスチョンは確認に向いています。PMOの現場では、広く聞いてから条件を絞り、最後に行動を合意する順番で使うと整理しやすくなります。