議事録の書き方とテンプレート｜決定事項・未決事項・ToDoの記入例

議事録は、発言をすべて書き起こすものではありません。まず「何が決まったか」「何が未決か」「誰が、いつまでに、何をするか」を分けると、会議に出ていない人も次の行動を判断しやすくなります。

この記事では、初めて議事録を任された人やPMOの実務担当者に向けて、コピーして使える型と、あいまいなメモを直す記入例をまとめます。社内の指定書式・承認手続きがある場合は、そちらを優先してください。

本文の案件名・担当A/B・日程は、説明のために作った記入例です。実際の顧客案件や著者の業務実績を公開したものではありません。

議事録に必要な項目は、基本情報と3種類の結果

最初に会議名、日時、参加者、目的、議題を記載します。その後に、決定事項・未決事項・ToDoを置き、議論の経緯は必要な範囲で補足します。読み手が知りたい結論を、発言の時系列の中に埋めないのがポイントです。

議論の順番と、完成した議事録の順番は同じでなくても構いません。ただし、正式な逐語録や発言者別の記録が求められる会議では、必要な発言を省略しないでください。

コピーして使える議事録テンプレート

次の枠をWord、Googleドキュメント、社内Wikiなどへコピーして使えます。不要な項目は削り、記入欄を増やしすぎないようにします。機密区分・配布先・版番号は、社内ルールに合わせて追加してください。

【会議名】
【日時・場所】
【参加者／欠席者】
【記録者・確認者】
【目的】この会議で何を確認・決定するか
【議題】

■ 決定事項
D-01：決定内容／適用範囲／条件・理由

■ 未決事項
I-01：未決内容／不足情報／判断者／次回確認日

■ ToDo
A-01：担当／成果物／期限／完了確認者

■ 議論の要点
議題ごとの選択肢・根拠・留保

■ 次回
開催日／次回までにそろえる材料

番号はこのサイトの記入例用です。既にタスクや課題にIDがあるなら、そのIDを使ってください。同じ作業を別の番号で二重管理しないほうが、変更漏れを防げます。

記入例：「検討する」を、決定・保留・作業に分解する

説明用の場面として、社内申請フォームの改修会議を考えます。入力チェックの対象は決まった一方、公開日は利用部門の確認待ち、という状況です。

修正前：会議にいた人しか分からないメモ

入力チェックは対応する。公開日は確認する。担当Bが準備する。

このメモだけでは、対応範囲、確認先、準備するもの、期限が分かりません。「確認する」が、会議中に確認できた事実なのか、今後の作業なのかも不明です。

修正後：次の行動が分かる記録

• 決定 D-01：申請フォームの必須3項目に未入力チェックを追加する。任意項目は今回の改修対象外とする。
• 未決 I-01：公開日は未確定。利用部門の操作確認が終わってから、責任者が決定する。
• ToDo A-01：担当Aが10月15日までに利用部門へ操作確認の候補日を提示し、回答結果を共有する。
• ToDo A-02：担当Bが10月16日までに必須3項目のチェック仕様案を作成し、担当Aへレビューを依頼する。

「決めたこと」と「これから決めること」を分ければ、未決の公開日が確定情報として広がることを防げます。期限はその場で合意したものを書き、記録者が勝手に補わないでください。

会議前・会議中・会議後の作成手順

会議前：目的と議題だけ先に入れる

議事録の枠を用意し、参加者・目的・議題を先に入力します。「共有する会議」なのか「選択肢から決める会議」なのかが分かると、拾うべき情報も変わります。背景と目的が混ざる場合は、背景と目的の違いを先に整理すると、議題を絞りやすくなります。

会議中：重要な節目で確認する

話がまとまったときに「今の内容は決定事項でよいですか」「担当と期限はどうしますか」と確認します。発言があっただけで合意したとは限りません。反対意見や条件付きの賛成が残っていれば、その条件も記録します。

聞き漏らしたところは空欄にせず「確認中」と明示します。記憶で補うより、会議終了時に確認するほうが確実です。録音・文字起こしを使う場合は、参加者への説明と社内の情報管理ルールを確認してください。

会議後：整える、確認する、行動へ渡す

議論を要点に整理し、記録者以外の確認者へ回します。配布の期限はチームで決め、承認待ちの場合は「ドラフト」と分かる状態で扱います。修正が入ったときは版や更新箇所を残し、古い決定事項を上書きして経緯を失わないようにします。

よくある失敗と直し方

送る前のチェックリスト

• 目的と決定事項が対応しているか。
• 決定、提案、未決、確認中を区別したか。
• ToDoに担当・期限・成果物があるか。
• 日時、名前、数字、リンクを元の情報と照合したか。
• 機密情報の配布範囲に問題がないか。
• 確認者、版、配布先が分かるか。

よくある質問

発言者名は必ず必要ですか？

すべての発言に名前を付けるかは会議の目的によります。ただし、対応担当、判断者、重要な反対・留保は後で確認できるように残します。正式記録の要件がある場合は社内規定を優先してください。

決まらなかった会議は、どう書きますか？

「決定事項なし」と明記し、未決の理由と次に必要な材料を残します。決定事項の欄を埋めるために、議論中の案を確定させないことが大切です。

AIの文字起こしをそのまま議事録にしてよいですか？

自動出力は確認前の下書きとして扱います。固有名詞、否定表現、数字、担当、期限を人が照合し、決定していない内容が決定事項になっていないか確認してください。外部サービスへ機密情報を入力してよいかも、先に社内ルールで確認します。

まとめ：議事録の完成は、次の行動が分かる状態

文章をきれいに整える前に、決定事項・未決事項・ToDoを分けてみてください。担当・期限・成果物を会議で確認し、管理表へ引き継げば、記録と実行がつながります。

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参考：会議記録の項目を確認する一次資料として、Atlassianの会議メモテンプレートを参照しました。本文の記入例・型・図は当サイトの独自制作です。確認日：2026年10月11日。アイキャッチ：Gabriel Cox / Unsplash（イメージ写真）。